Über die Jahre fallen auf der Festplatte unseres Rechners eine Menge Dokumente an. Doch wie lassen sich diese am besten organisieren, damit wir den Überblick behalten und sie später einfach wiederfinden können? Im Folgenden stelle ich vor, wie ich die Dokumente auf meinem Computer verwalte.

Projektbezogen oder nicht?

Grundsätzlich lassen sich Dokumente – Digitale wie auch Analoge – in zwei Kategorien einteilen: projektbezogene und nicht projektbezogene Dokumente. Um festzustellen, in welche Kategorie ein Dokument gehört, ist es wichtig zu wissen, was genau ein Projekt ist. Wikipedia oder die Norm DIN 69901 geben darüber Aufschluss. Ich benutze die folgende Beschreibung, die auf diesen Definitionen basiert.

Ein Projekt ist ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben, welches ein festgelegtes Ziel verfolgt.

Beim Lesen der Definition fällt auf, dass es in unserem Alltag viele Projekte gibt denen wir unsere Tätigkeiten zuordnen können. Z.B. ist mein Informatikstudium ein Projekt in dessen Rahmen ich beinahe täglich verschiedenen Aufgaben nachgehe und dessen Ziel sein erfolgreicher Abschluss ist. Aber auch eine Urlaubsreise kann als Projekt gesehen werden.

Dokumente, die im Rahmen meines Studiums anfallen, sind damit projektbezogen und beziehen sich auf mein Projekt “Studium”. Ebenfalls sind z.B. Fotos, die im Rahmen einer Urlaubsreise anfallen, projektbezogen und beziehen sich auf das Projekt “Urlaub”.

Im Gegensatz zu diesen projektbezogenen Dokumenten gibt es aber auch Dokumente, die wir unabhängig davon, an welchem Projekt wir gerade arbeiten, benötigen. Das sind z.B. Rechnungen, Kontaktdaten, Briefe, Vorlagen für neue Dokumente und vieles mehr. Z.B. kann ich eine Vorlage immer wieder verwenden, um neue Dokumente für verschiedene Projekte anzulegen. Damit hat die Vorlage selbst keinen eindeutigen Projektbezug.

Mein Ablagesystem

Ablagesystem

Grundlage dessen, wie ich meine Dokumente organisiere, ist mein Ablagesystem, über welches die obige Grafik einen Überblick gibt. Es besteht aus einem Eingangskorb – dem Verzeichnis inbox/ – in welchem ich über den Tag alle neuen Dokumente ablege. Alle nicht projektbezogenen Dokumente speichere ich im Verzeichnis misc/, dessen Name für das englische Wort “miscellaneous” steht, was “Verschiedenes” bedeutet. Meine projektbezogenen Dokumente speichere ich hingegen im Verzeichnis projects/ in welchem ich für jedes meiner laufenden Projekte einen Projektordner angelegt habe. Sobald ich ein Projekt abschließe – erfolgreich oder nicht – verschiebe ich den Projektordner aus projects/ in das Verzeichnis archive/, welches die Funktion eines Zwischenarchivs erfüllt und meine in den vergangenen Monaten abgeschlossenen Projekte enthält, bevor ich diese ins Langzeitarchiv auf einem externen Speichermedium sichere.

Das Projektverzeichnis

Damit ich meine Unterlagen zu einem bestimmten Projekt schnell finden kann, benenne ich die Projektverzeichnisse nach einer einheitlichen Namenskonvention. So beginnt der Name des Verzeichnisses mit dem Startdatum des Projekts und endet mit dem Projektnamen oder einem Namenskürzel, falls der Projektname selbst zu lang ist.

Z.B. ist 151001_studium/ der Name des Projektverzeichnisses, das alle Dokumente zu meinem Studium enthält. 151001 stellt dabei das Datum im Format YYMMDD dar, während studium der Projektname ist. Das Datum im Verzeichnisnamen bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Denn die meisten Dateimanager sortieren Verzeichnisse und Dateien standardmäßig nach ihrem Namen. Somit werden meine Projektverzeichnisse im Verzeichnis projects/ meistens direkt in der Reihenfolge ihres Projektstarts angezeigt.

Innerhalb eines Projektverzeichnisses lege ich mir je nach Art des Projekts meine eigene Ordnerstruktur an. Diese kann über die Laufzeit des Projekts flexibel wachsen und dabei angepasst und umstrukturiert werden. Meine Erfahrung ist, dass die meisten Projekte sehr unterschiedlich sind, sodass die Vorgabe einer universellen Ordnerstruktur, die in jedem Projekt verwendet werden kann, nicht sinnvoll ist.

Unterprojekte

Wenn die Verzeichnisstruktur innerhalb eines Projektverzeichnisses anwächst, kann es sein, dass man zu dem Schluss kommt, dass es Sinn macht das Projekt in Unterprojekte aufzuspalten. Z.B. dauert ein Studium oft mehrere Jahre in denen Lehrveranstaltungen besucht und Ausarbeitungen geschrieben werden müssen. Hier macht es Sinn für jede größere Lehrveranstaltung und Ausarbeitung ein eigenes Projektverzeichnis anzulegen. Dennoch sollte dabei das allgemeine Projektverzeichnis 151001_studium erhalten bleiben, denn es werden auch in Zukunft weiter Dokumente abgelegt werden müssen, die im Allgemeinen zum Studium gehören.

Damit ich direkt am Namen eines Projektverzeichnis sehen kann, ob es sich bei diesem um eines für ein Unterprojekt handelt, beginnt es mit dem gleichen Namen, wie das allgemeine Projektverzeichnis selbst. Darauf folgt dann der Name oder ein Namenskürzel für das Unterprojekt. Zur Verdeutlichung zeigt die folgende Grafik einige der Unterprojekte im Projekt “Studium”, wobei ma1, pi1 und ma2 Kürzel für Namen von Lehrveranstaltungen sind.

Unterprojekte

Das Verzeichnis misc/

Das Verzeichnis misc/ kann als Projektverzeichnis für nicht projektbezogene Dokumente gesehen werden. Hier werden diese Dokumente innerhalb einer flexiblen Ordnerstruktur abgelegt. Als Anregung zum Entwurf einer eigenen Ordnerstruktur zeigt die folgende Grafik, wie die Ordnerstruktur in einem diesem Verzeichnis aussehen kann.

Verschiedenes

Aktionen

Den Eingangskorb durcharbeiten

Zum Ende eines Arbeitstags verschiebe ich die Dokumente aus dem Verzeichnis inbox/ an passende Orte in den Verzeichnissen misc/ und projects/. Dabei ist meine dringende Empfehlung den Eingangskorb konsequent von oben nach unten durchzuarbeiten und dabei kein Dokument auszulassen. Am Anfang mag dies schwer fallen, aber mit ein wenig Übung wird es bald einfacher von der Hand gehen. Sobald wir anfangen Dokumente zu übergeben, weil wir nicht wissen, wohin wir diese verschieben sollen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass diese Dokumente auf unbestimmte Zeit im Eingangskorb liegen bleiben. Damit wird unser Eingangskorb zu einem Ablageort, was er auf keinen Fall sein soll!

Zum Durcharbeiten des Eingangskorbs hat sich bei die Vorgehensweise bewährt, die ich in der folgenden Grafik skizziert habe.

Durcharbeiten

Zwischenarchivierung

Sobald wir ein Projekt abgeschlossen oder vielleicht auch abgebrochen haben, ist es gut, wenn wir es sofort archivieren können. So liegt der Projektordner nicht länger im Verzeichnis projects/ herum, sodass das Verzeichnis aufgeräumt bleibt und nur die Projekte, an denen wir tatsächlich arbeiten, enthält. Das hilft uns auch bei unserer Arbeit, um unseren Blick auf unsere laufenden Projekte zu konzentrieren.

Das Zwischenarchiv wird innerhalb meiner Verzeichnisstruktur durch den Ordner archive/ repräsentiert. In ihm warten alle abgeschlossenen Projekte bis zu ihrer Langzeitarchivierung, die ich im nächsten Abschnitt erkläre. Das Zwischenarchiv ermöglicht mir noch einige Monate auf Dokumente abgeschlossener Projekte zügig zugreifen zu können. Im Langzeitarchiv kann ich das nicht mehr, da ich dieses nicht auf meinem Computer sondern auf einer externen Festplatte speichere. Das Zwischenarchiv ist auch praktisch, wenn ich ein kürzlich abgebrochenes Projekt wieder aufnehmen möchte. In diesem Fall kann ich den betreffenden Projektordner aus den Zwischenarchiv einfach wieder zurück in das Verzeichnis projects/ verschieben.

Langzeitarchivierung

Projekte, die einige Wochen oder sogar Monate im Zwischenarchiv gespeichert waren, werden wahrscheinlich auch in nächster Zeit nicht mehr von uns benötigt. Daher möchte ich den Speicherplatz auf meinem Rechner schonen und habe beschlossen ein Langzeitarchiv auf einer externen Festplatte anzulegen.

Bei der Langzeitarchivierung verschiebe ich einmal im Jahr den Inhalt des des Verzeichnis archive/ auf diese externe Festplatte. Anschließend benenne ich das Verzeichnis misc nach der Namenskonvention für Projektverzeichnisse um (z.B. in 151231_misc) und verschiebe es in das nun leere Zwischenarchiv. Außerhalb des Zwischenarchiv lege ich dann einen neuen Ordner misc/ an, sodass unsere Verzeichnisstruktur wieder vollständig ist. Durch diese Vorgehensweise verhindere ich, dass mein Verzeichnis misc/ über die Jahre unbegrenzt anwächst. So kann ich für das kommende Jahr ein neues Verzeichnis misc/ aufbauen und trotzdem bleibt das Verzeichnis aus dem vorherigen Jahr für mich als Referenz im Zwischenarchiv erreichbar.


Zum Schluss möchte ich anmerken, dass ich festgestellt habe, dass die Art, wie man sich organisiert, für jeden sehr individuell ist. Ich habe z.B. über viele verschiedene Organisations- und Selbstmanagementtechniken gelesen und habe dabei gelernt, dass viele Techniken bei mir überhaupt nicht funktionieren, dass ich einige für mich anpassen musste und wenige direkt für mich übernehmen konnte. Daher solltest du, lieber Leser, bei diesem Beitrag beachten, dass du dieses Konzept nicht komplett anwenden musst, damit es funktioniert. Du kannst dir auch auf seiner Grundlage deine eigene Organisationstechnik entwickeln. Fragen, Anmerkungen und Anregungen sind mir unter helmar@hutschen.com willkommen.